Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử

Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử

I. TỔNG QUAN VĂN BẢN

• Số hiệu: 254/2026/NĐ-CP

• Ngày ban hành: 30/06/2026

• Hiệu lực: 01/07/2026

• Cơ quan ban hành: Chính phủ

• Thay thế / Sửa đổi: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Tóm tắt điều hành:

Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế toàn bộ khung pháp lý hóa đơn, chứng từ điện tử hiện hành, quy định chi tiết theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15. Các thay đổi trọng yếu bao gồm bãi bỏ hoàn toàn hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế, mở rộng đối tượng và ngưỡng áp dụng hóa đơn điện tử (bao gồm tài sản mã hóa, sàn giao dịch các-bon) và bổ sung nhiều cơ chế mới về thời điểm lập hóa đơn theo từng ngành nghề đặc thù.

Lưu ý đặc biệt: Từ 01/07/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế đã hết giá trị sử dụng do đó doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn tồn loại hóa đơn này phải tiêu hủy ngay. Riêng biên lai giấy tự in/đặt in được dùng đến hết 31/12/2026.

II. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRỌNG YẾU

Điểm 1. Bãi bỏ hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế

• Nội dung: Hóa đơn đặt in của CQT hết giá trị sử dụng ngay từ ngày Nghị định có hiệu lực; biên lai giấy tự in/đặt in được dùng đến hết 31/12/2026.

• Quy định cũ: Hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế vẫn được bán và sử dụng song song với hóa đơn điện tử cho đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế.

• Quy định mới: Kể từ 01/07/2026, hóa đơn đặt in của CQT hết giá trị sử dụng và không có giai đoạn chuyển tiếp; tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn tồn phải tiêu hủy theo thủ tục Bộ Tài chính quy định.  Biên lai giấy tự in/đặt in được dùng đến hết 31/12/2026, từ 01/01/2027 phải tiêu hủy và chuyển hẳn sang biên lai điện tử.

Điểm 2. Điều chỉnh điều kiện miễn xuất hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ

• Nội dung: Bỏ nội dung "tạm ứng" khỏi diện được miễn xuất hóa đơn ngay đối với các dịch vụ đặc thù trước đây; chỉ khoản tiền "đặt cọc" theo Bộ luật Dân sự mới được loại trừ.

• Quy định cũ: Khoản tiền đặt cọc HOẶC tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp 6 nhóm dịch vụ đặc thù (kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính/thuế, thẩm định giá, khảo sát/thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng) được miễn xuất hóa đơn ngay khi thu tiền.

• Quy định mới: Áp dụng cho toàn bộ hợp đồng cung cấp dịch vụ (không giới hạn 6 nhóm ngành như trước), nhưng bỏ nội dung "tạm ứng" khỏi diện miễn lập và chỉ khoản thu "đặt cọc theo Bộ luật Dân sự" mới được loại trừ khỏi nghĩa vụ xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền.

Điểm 3. Khung 4 nhóm đối tượng, bổ sung tài sản mã hóa và sàn giao dịch các-bon

• Nội dung: Nghị định 254 nội luật hóa trực tiếp đối tượng sử dụng HĐĐT (hóa đơn điện tử), chia 4 nhóm, gộp cả quy định máy tính tiền vào chung một nội dung hướng dẫn.

• Quy định cũ: Dẫn chiếu Điều 91 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 (nay hết hiệu lực); quy định máy tính tiền tách riêng.

• Quy định mới: Đối tượng sử dụng HĐĐT bao gồm (a) Tổ chức kinh tế dùng HĐĐT có mã; (b) DN điện lực, xăng dầu, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon dùng HĐĐT không mã; (c) bán lẻ trực tiếp người tiêu dùng dùng máy tính tiền; (d) ngưỡng doanh thu. Tài sản mã hóa và sàn carbon là ngành hoàn toàn mới, chưa từng có trong quy định trước đây.

Điểm 4. Quy định về áp dụng HĐĐT của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

• Nội dung: Mức ngưỡng 1 tỷ đồng/năm KHÔNG đổi, nhưng phạm vi áp dụng ngưỡng này được mở rộng thêm.

• Quy định cũ: Ngưỡng doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm chỉ gắn với nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

• Quy định mới: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, HOẶC có bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng (ô tô, bất động sản...), đều phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế dù chưa đạt ngưỡng doanh thu 1 tỷ.

Điểm 5. Quy định về HĐĐT của Nhà cung cấp nước ngoài

• Nội dung: Tiêu chí xác định nhà cung cấp nước ngoài thuộc diện đăng ký hóa đơn điện tử đổi từ "không có cơ sở thường trú tại VN" sang "có phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam".

• Quy định cũ: Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số, đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.

• Quy định mới: Tổ chức nước ngoài (bao gồm cả chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số ở nước ngoài) có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử và dịch vụ khác, có phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam, đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.

Điểm 6. Thu hẹp diện được cấp hóa đơn bán hàng từng lần

• Nội dung: Bỏ nhóm đối tượng từng được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh khi không đủ điều kiện phải dùng HĐĐT

• Quy định cũ: Cho phép cấp hóa đơn từng lần phát sinh cho hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện dùng HĐĐT có mã nhưng cần hóa đơn giao khách.

• Quy định mới: Không còn cơ chế cấp hóa đơn từng lần cho nhóm hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện dùng HĐĐT. Trường hợp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Điểm 7. Hệ thống hóa các trường hợp không phải xuất hóa đơn điện tử

• Nội dung: Nghị định 254 lần đầu tập hợp thành 1 Điều riêng các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử.

• Quy định cũ: Không có Điều riêng quy định các trường hợp không lập HĐĐT (thu mua hàng hóa/dịch vụ của hộ cá nhân kinh doanh, cho thuê BĐS của cá nhân, hoa hồng đại lý xổ số/bảo hiểm/bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế, phí tái bảo hiểm/nhận tiền gửi/bán nợ/giao dịch ngoại tệ/phái sinh, góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ, cho mượn máy móc thiết bị) nằm rải rác ở văn bản trước đây và suy ra từ pháp luật thuế GTGT.

• Quy định mới: Gom thành 1 Điều 7 độc lập, liệt kê 8 trường hợp không xuất HĐĐT, dẫn chiếu thêm Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế GTGT.

Điểm 8. Đổi trục nhận diện người mua cá nhân sang số định danh cá nhân

• Nội dung: Với người mua là người tiêu dùng cá nhân, hóa đơn ghi số định danh cá nhân thay vì mã số thuế cá nhân như trước.

• Quy định cũ: Mã số thuế là trục chính để thể hiện thông tin người mua; số định danh cá nhân chỉ là thông tin bổ sung khi người mua chủ động cung cấp.

• Quy định mới: Người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện số định danh cá nhân (người nước ngoài có thể dùng số hộ chiếu); không cung cấp thì ghi "Bán cho người tiêu dùng".  Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

Điểm 9. Điều chỉnh/ bổ sung các quy định về thời điểm lập hóa đơn

1. Nội dung: Mốc thời hạn "chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước" mở rộng đối tượng áp dụng

• Quy định cũ: Áp dụng cho nhóm ngành: hỗ trợ vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, điện, hỗ trợ vận tải đường sắt/nước, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính-chuyển phát, viễn thông, logistics, công nghệ thông tin, ngân hàng (trừ cho vay), chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ,…

• Quy định mới: Giữ nguyên toàn bộ nhóm ngành trên và giữ nguyên mốc thời hạn 07 ngày/ngày 07 tháng sau; bổ sung thêm các ngành: hoa tiêu hàng hải, quảng cáo báo điện tử, công nghệ số/nền tảng số, tài sản mã hóa, dịch vụ sàn giao dịch các-bon, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp, sở giao dịch hàng hóa, thông tin tín dụng, vận tải hành khách bằng taxi/xe hợp đồng/xe mô tô hai bánh dùng app kết nối vận tải.

2. Nội dung: Đối soát viễn thông/CNTT: bổ sung thêm dịch vụ dữ liệu

• Quy định cũ: Chỉ áp dụng viễn thông, công nghệ thông tin (gồm trung gian thanh toán trên nền viễn thông/CNTT).

• Quy định mới: Bổ sung thêm "sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu" vào diện áp dụng cơ chế đối soát 2 tháng, bên cạnh viễn thông và CNTT.

3. Nội dung: Bổ sung Cơ chế lập hóa đơn theo dữ liệu giao dịch cho dịch vụ tiêu dùng số

• Quy định cũ: Không có cơ chế tương ứng cho nhóm dịch vụ tiêu dùng số này.

• Quy định mới: Áp dụng cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng cá nhân: ngân hàng số, ví điện tử, tài sản mã hóa, thương mại điện tử, taxi công nghệ, vé xe buýt/tàu điện, trông giữ xe, chiếu phim... Thời điểm lập hóa đơn xác định theo dữ liệu chi tiết giao dịch chuyển cho cơ quan thuế, không theo mốc ngày cố định như cơ chế đối soát truyền thống.  Điều kiện: có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, lưu trữ đầy đủ dữ liệu.

4. Nội dung: Bổ sung quy định lập hóa đơn với Giao dịch ban đêm không có phần mềm tự động

• Quy định cũ: Không có

• Quy định mới: Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động thì Thời điểm lập hóa đơn được lùi tới chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

III. KHUYẾN NGHỊ CHO DOANH NGHIỆP

01. Tiếp tục cập nhật hướng dẫn từ Bộ tài chính: Một số nội dung hướng dẫn trước đây của Nghị định 123 và 70 hướng dẫn về điều chỉnh và thay thế hóa đơn không còn được đề cập tại Nghị định 254. Do đó, Quý vị cần tiếp tục cập nhật hướng dẫn của Bộ tài chính về nội dung này cũng như các nội dung hướng dẫn, tổ chức triển khai giải pháp hóa đơn điện tử khác.

02. Rà soát điều khoản đặt cọc/tạm ứng trong hợp đồng dịch vụ: Đối chiếu lại cách đặt tên và bản chất khoản thu (đặt cọc theo Bộ luật Dân sự và tạm ứng) trong hợp đồng dịch vụ để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn từ 01/07/2026.

03. Cập nhật quy định về các trường hợp không phải xuất hóa đơn: Điều chỉnh phần mềm/quy trình lập hóa đơn để phù hợp với các trường hợp không phải lập hóa đơn theo quy định mới.

04. Cập nhật các quy định về thời điểm lập hóa đơn: Đối chiếu các nội dung điều chỉnh/ bổ sung về thời điểm lập hóa đơn để áp dụng đúng cơ chế đối soát hoặc lập hóa đơn theo dữ liệu giao dịch, … tránh xuất hóa đơn sai thời điểm.

LIÊN HỆ TƯ VẤN

• Ông Nguyễn Bảo Anh - Phó Tổng Giám đốc phụ trách dịch vụ Thuế, Transfer Pricing & Outsourcing

Email: anh.nb@a-c.com.vn

• Bà Nguyễn Thị Thu Thảo - Chủ nhiệm cao cấp dịch vụ Thuế và Kế toán

Email: thao.ntt@a-c.com.vn