a. Chi phí tiền lương của chủ tịch HĐQT:

Căn cứ điều 158 Luật doanh nghiệp 2014:

“Điều 158. Thù lao, tiền lương và lợi ích khác của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng Giám đốc

1. Công ty có quyền trả thù lao cho thành viên Hội đồng quản trị, trả lương cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác theo kết quả và hiệu quả kinh doanh.

2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thù lao, tiền lương và quyền lợi khác của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được trả theo quy định sau đây:

a) Thành viên Hội đồng quản trị được hưởng thù lao công việc và tiền thưởng. Thù lao công việc được tính theo số ngày công cần thiết hoàn thành nhiệm vụ của thành viên Hội đồng quản trị và mức thù lao mỗi ngày. Hội đồng quản trị dự tính mức thù lao cho từng thành viên theo nguyên tắc nhất trí. Tổng mức thù lao của Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông quyết định tại cuộc họp thường niên;

b) Thành viên Hội đồng quản trị có quyền được thanh toán các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lýkhác mà họ chi trả khi thực hiện nhiệm vụ được giao;

…

3. Thù lao của thành viên Hội đồng quản trị và tiền lương của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp và phải được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của công ty, phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.”

Căn cứ điều 4 thông tư 96/2015/TT_BTC về chi phí không được trừ:

“d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.”

Như vậy, trường hợp chủ tịch HĐQT làm việc chuyên trách (có đảm nhiệm chức danh quản lý trong công ty) thì mức thù lao được ghi nhận là chi phí nếu có đầy đủ hồ sơ:

                - Quyết định bổ nhiệm chức danh quản lý của Chủ tịch HĐQT;

                - Nghị quyết của ĐHĐCĐ về mức thù lao của HĐQT;

                - Chứng từ khấu trừ thuế;

                - Chứng từ thanh toán;

                - Hồ sơ có liên quan khác.

Do hiện nay các quy định chỉ đề cập đến thù lao cho thành viên Hội đồng quản trị có tham gia điều hành tính vào chi phí. Trường hợp trả lương hàng tháng cho chủ tịch không được tính vào chi phí được trừ của Công ty.

b. Ủy quyền khi ký kết hợp đồng:

Căn cứ điều 13 luật doanh nghiệp 2014:

“Điều 13. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ điều 138 Bộ luật dân sự

“Điều 138. Đại diện theo ủy quyền

1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.”

Theo các quy định trên, trường hợp chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của công ty thì được quyền ủy quyền cho Giám đốc để tiền hành ký kết hợp đồng tín dụng, kinh tế,.. Nội dung giấy ủy quyền phải đầy đủ các nội dung như người ủy quyền, người được ủy quền, phạm vi và thời gian được ủy quyền,…

Căn cứ các nội dung này trên giấy ủy quyền, giám đốc tiến hành ký kết các hợp đồng trong phạm vi, thời gian được ủy quyền theo quy định.